#SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING
Metti a norma la tua attività e proteggi i tuoi Whistleblower
Il Decreto legislativo n.24 del 10 marzo 2023 ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone whistleblower che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
Altri Rif normativi che regolano le segnalazioni whistleblowing: Legge 179/2017, Linee guida ANAC.
Violazioni di disposizioni normative nazionali
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
- condotte illecite (come indebita percezione di erogazioni, truffa a danno dello Stato, di un ente pubblico o dell’Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica a danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture
Violazioni di disposizioni normative europee
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione
- attti od omissioni riguardanti il mercato interno (es. violazione della concorrenza)
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione
Inoltre le segnalazioni whistleblowing possono avere ad oggetto:
- Informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate
- le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti
- fondati sospetti
Le persone legittimate a segnalare sono i soggetti pubblici o privati, in qualità di:
- dipendenti pubblici
- lavoratori subordinati
- lavoratori autonomi
- collaboratori e liberi professionisti e consulenti
- volontari e tirocinanti
- azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione e controllo, vigilanza o rappresentanza
La segnalazione può essere effettuata quando:
- il rapporto giuridico è in corso,
- non è ancora iniziato se le informazioni sono state acquisite durante le fasi di selezione o precontrattuali,
- durante il periodo di prova
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sono state acquisite prima della destituzione dal servizio.
DESCRIZIONE DELLA SOLUZIONE
FRONT OFFICE
Cosa può fare il Whistleblower?
- Home, modalità visualizzazione pubblica per le info generali
- Visualizzazione aree di illecito da poter selezionare per procedere con le segnalazioni
- Inserimento segnalazione anonima o registrata
- Accesso alla piattaforma tramite collegamento dedicato (anonimo o identificato)
- Consultazione status segnalazioni whistleblowing, richiesta informazioni, consultazione storico in archivio e nuove segnalazione
BACK OFFICE
Il Responsabile anticorruzione ha accesso a
- Configurazioni piattaforma (utenti, ruoli, permessi, email di notifica)
- Dashboard lavorazioni per le segnalazioni whistleblowing (vedo ciò che posso vedere in relazione ai permessi attribuiti)
- Aggiornamento status segnalazione
- Valutazione della segnalazione
- Avvio istruttoria
- Eventuale Smistamento e assegnazione della richiesta mantenendo la riservatezza del segnalante
- Caricamento e messa a disposizione del segnalante di documentazione integrativa
- Comunicazione e notifica
COME AVVIENE LA SEGNALAZIONE
Inserimento segnalazione:
Anonima o Confidenziale all’interno del portale raggiungibile con indirizzo web dedicato.
Selezione dell’oggetto della segnalazione e compilazione del modulo con procedura guidata. In alternativa può essere prevista una registrazione vocale
Descrizione del fatto con tutti gli elementi ritenuti necessari, per una corretta comprensione, e compilazione i campi obbligatori.
Inserimento allegati multimediali a supporto della segnalazione. Il sistema creerà un fascicolo condiviso sul sistema documentale.
Invio della segnalazione. Le segnalazioni whistleblowing anonime riceveranno un codice univoco per il tracciamento.
Accesso al sistema per monitorare lo stato della segnalazione e le nuove comunicazioni. Per le segnalazioni confidenziali può essere attivato un sistema di notifica per email.
PROCESSO DI GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
ALERT E VISUALIZZAZIONE
Visualizzazione della segnalazione
Anonima o nominativa
NOTIFICHE
Attivazione sistema di notifica per ogni nuovo messaggio o documento caricato
ANTEPRIMA DOCUMENTAZIONE
Visualizzazione degli allegati caricati dal segnalante ed eventuale condivisione di altri documenti sul sistema
VERIFICA SEGNALAZIONE
Avvio istruttoria dopo la verifica delle segnalazioni whistleblowing
MESSAGGISTICA DIRETTA
Invio messaggi riservati ai segnalanti per la richiesta di informazioni o documenti utili alla valutazione
CHIUSURA
Completamento processo e Chiusura della segnalazione e comunicazione al segnalante