#SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

Il whistleblower o segnalante, è un individuo che denuncia attività illecite o fraudolente all’interno di un’organizzazione pubblica o privata.

Il segnalatore di illeciti, solitamente, scopre nel corso della propria attività lavorativa, dei fatti che causano o possono causare un danno all’ente pubblico o privato in cui lavora o ai soggetti che con questo si relazionano.

AZIENDE E PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI devono avere un sistema di segnalazioni WHISTLEBLOWING

Metti a norma la tua attività e proteggi i tuoi Whistleblower

Il Decreto legislativo n.24 del 10 marzo 2023 ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone whistleblower che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Altri Rif normativi che regolano le segnalazioni whistleblowing: Legge 179/2017, Linee guida ANAC.

OBIETTIVO DELLA NORMATIVA:

  • Tutela della riservatezza

  • Tutela da ritorsioni

del soggetto “segnalatore” o “whistleblower” senza differenziazione tra settore pubblico e settore privato per favorire l’emersioni di illeciti, commessi non solo all’interno del soggetto pubblico ma anche delle imprese e aziende private operanti in svariati settori del mercato.

OBBLIGATORIO PER GLI

ENTI PUBBLICI

DAL 15 LUGLIO 2023

OBBLIGATORIO PER

AZIENDE +50 DIPENDENTI

DAL 17 DICEMBRE 2023

Violazioni di disposizioni normative nazionali

  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
  • condotte illecite (come indebita percezione di erogazioni, truffa a danno dello Stato, di un ente pubblico o dell’Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica a danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture

Violazioni di disposizioni normative europee

  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione
  • attti od omissioni riguardanti il mercato interno (es. violazione della concorrenza)
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione

Inoltre le segnalazioni whistleblowing possono avere ad oggetto:

  • Informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate
  • le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti
  • fondati sospetti

Le persone legittimate a segnalare sono i soggetti pubblici o privati, in qualità di:

  • dipendenti pubblici
  • lavoratori subordinati
  • lavoratori autonomi
  • collaboratori e liberi professionisti e consulenti
  • volontari e tirocinanti
  • azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione e controllo, vigilanza o rappresentanza

La segnalazione può essere effettuata quando:

  • il rapporto giuridico è in corso,
  • non è ancora iniziato se le informazioni sono state acquisite durante le fasi di selezione o precontrattuali,
  • durante il periodo di prova
  • successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sono state acquisite prima della destituzione dal servizio.

DESCRIZIONE DELLA SOLUZIONE

FRONT OFFICE

Cosa può fare il Whistleblower?

  • Home, modalità visualizzazione pubblica per le info generali
  • Visualizzazione aree di illecito da poter selezionare per procedere con le segnalazioni
  • Inserimento segnalazione anonima o registrata
  • Accesso alla piattaforma tramite collegamento dedicato (anonimo o identificato)
  • Consultazione status segnalazioni whistleblowing, richiesta informazioni, consultazione storico in archivio e nuove segnalazione

BACK OFFICE

Il Responsabile anticorruzione  ha accesso a

  • Configurazioni piattaforma (utenti, ruoli, permessi, email di notifica)
  • Dashboard lavorazioni per le segnalazioni whistleblowing (vedo ciò che posso vedere in relazione ai permessi attribuiti)
  • Aggiornamento status segnalazione
  • Valutazione della segnalazione
  • Avvio istruttoria
  • Eventuale Smistamento e assegnazione della richiesta mantenendo la riservatezza del segnalante
  • Caricamento e messa a disposizione del segnalante di documentazione integrativa
  • Comunicazione e notifica

COME AVVIENE LA SEGNALAZIONE

Inserimento segnalazione:
Anonima o Confidenziale all’interno del portale raggiungibile con indirizzo web dedicato.

Selezione dell’oggetto della segnalazione e compilazione del modulo con procedura guidata. In alternativa può essere prevista una registrazione vocale

Descrizione del fatto con tutti gli elementi ritenuti necessari, per una corretta comprensione, e compilazione i campi obbligatori.

Inserimento allegati multimediali a supporto della segnalazione. Il sistema creerà un fascicolo condiviso sul sistema documentale.

Invio della segnalazione. Le segnalazioni whistleblowing anonime riceveranno un codice univoco per il tracciamento.

Accesso al sistema per monitorare lo stato della segnalazione e le nuove comunicazioni. Per le segnalazioni confidenziali può essere attivato un sistema di notifica per email.

PROCESSO DI GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

ALERT E VISUALIZZAZIONE

Visualizzazione della segnalazione
Anonima o nominativa

NOTIFICHE

Attivazione sistema di  notifica per ogni nuovo messaggio o documento caricato

ANTEPRIMA DOCUMENTAZIONE

Visualizzazione degli allegati caricati dal segnalante ed eventuale condivisione di altri documenti sul sistema

VERIFICA SEGNALAZIONE

Avvio istruttoria dopo la verifica delle segnalazioni whistleblowing

MESSAGGISTICA DIRETTA

Invio messaggi riservati ai segnalanti per la richiesta di informazioni o documenti utili alla valutazione

CHIUSURA

Completamento processo e Chiusura della segnalazione e comunicazione al segnalante

COSA PUÒ FARE IL RESPONSABILE DELLA SEGNALAZIONE?

Cambiare lo status della segnalazione, al fine di sbloccare le relative azioni

Accettare la segnalazione o archiviarla dandone motivazione

Avviare una chat con il soggetto segnalante

Inserire delle annotazioni personali o condivise sulla segnalazione

Inserire nuova documentazione, legata alla pratica della segnalazione pervenuta, nelle sezioni: PUBBLICA – PRIVATA – INTERNA

Richiedere il disvelamento dell’identità ai fini dell’istruttoria (sempre motivato)

Gestire tempi di lavorazione dell’istruttoria

Archiviare la pratica.
Conservazione a norma

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