NUOVO CONTRATTO

Il caricamento del nuovo contratto può avvenire in modo automatico o in modo manuale, partendo da template prestabiliti gestiti sul documentale, e implementabili a partire dalle anagrafiche inserite.

I template presentano dei campi segnaposto che permettono una autocompilazione del documento a partire dalle anagrafiche richiamate sul sistema.

APPROVAZIONE DOCUMENTO

Gli attori coinvolti nel processo di redazione e gestione dei documenti da firmare, possono, a seconda del ruolo che gli viene attribuito, caricare nuova documentazione, avviare nuovi processi di approvazione sul documento prima della sottoscrizione.

INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE DOCUMENTALE

Il Modulo Procurement si integra perfettamente con la piattaforma di gestione documentale MDM, consentendo un flusso di lavoro continuo e senza interruzioni. Con il software di gestione contratti digitali, crei facilmente nuovi contratti a partire da template approvati, accedi facilmente alla loro visualizzazione, aggiungi firme digitali e monitori lo stato del documento, tutto da un’unica interfaccia intuitiva.

NOTIFICHE

Il firmatario riceverà una email di notifica con le informazioni sul documento e un link diretto per accedervi. È possibile attivare degli alert per la scadenza e/o aggiornamento della documentazione, la notifica sullo stato di completamento dei task di approvazione e firma, e la segnalazione di nuove richieste.

TEMPLATE DOCUMENTO E METADATI

Per la creazione dei documenti vengono richiamati dei template uniformi e già approvati, ognuno dei quali presenta una serie di metadati da compilare.

Attraverso i metadati è possibile identificare la tipologia del documento, descrivere il contesto, il contenuto e la struttura. Inoltre, facilitano la corretta condivisione di informazioni, archiviazione e ricerca del documento.

FLUSSI DI FIRMA PREDEFINITI

Personalizza il percorso di FIRMA. Definisci le persone coinvolte, l’ordine delle FIRME e le autorizzazioni richieste per ciascun passaggio, garantendo una gestione fluida ed efficiente dei documenti.

Dopo l’acquisizione delle firme il documento viene bloccato per non permettere più alcuna modifica che ne invaliderebbe la firma apposta.

RICERCA INFORMAZIONI

Ricerche avanzate attraverso i filtri di ricerca sui metadati e full text per recuperare con facilità qualsiasi informazione indicizzata nei contratti del tuo archivio digitale.

L’archivio digitale permette all’utente un accesso profilato ai documenti di propria competenza, grazie a permessi granulari attivabili su titoli, classi e fascicoli in cui sono classificati i singoli documenti di un utente/azienda.

GESTIONE VERSIONI

Gestisci le modifiche sui contratti e carica nuove versioni. Grazie ai workflow sarà possibile gestire e monitorare tutto il processo di redazione del contratto.

FIRMA OVUNQUE

Il modulo contratti permette di inserire una firma FEA (firma elettronica avanzata) ovunque ti trovi. Non avrai più bisogno di firme autografe sui documenti per garantirne la validità legale.

Basterà selezionare il campo di firma e inserire i dati necessari per apporre la firma.

Le firme sui contratti gestite tramite MDM sono conformi alle normative sulla sicurezza dei dati, in quanto garantiscono l’integrità e l’autenticità dei documenti firmati.

MONITORING

Ogni evento e azione sul documento viene registrata in file di log visibile dall’audit del sistema. Ad esempio possono essere raccolte le azioni di caricamento del documento, presa visione, modifica e assegnazione.

CONSERVAZIONE A NORMA

I contratti firmati digitalmente saranno inviati in conservazione. È stato sviluppato un unico batch trasversale che gestisce il versamento di tutti i tipi sottoposti a conservazione.