Libro Firma: gestione firme digitali

#LIBROFIRMA

Semplifica e Accelera il Processo di Approvazione e firma sui Documenti singoli o fascicoli documentali grazie a un controllo completo e una tracciabilità accurata durante tutte le fasi, grazie al modulo Libro Firma integrato nella suite di gestione documentale.

LIBRO FIRMA PER PROCESSI DI FIRMA AVANZATI

Il modulo “Libro Firma” rappresenta una soluzione all’avanguardia per semplificare, informatizzare, dematerializzare e digitalizzare il processo di creazione dei documenti che richiedono approvazione e firma digitale.

Grazie al “Libro Firma” digitale è possibile Analizzare il percorso dei documenti, Tracciare il loro stato di avanzamento, Calendarizzare le vidimazioni e Configurare le approvazioni in base alla struttura gerarchica dell’azienda, Firmare digitalmente i documenti o l’intero fascicolo con processo a norma, predisporre i versamenti in Conservazione per le varie tipologie documentali.

CARATTERISTICHE PRINCIPALI

NUOVO DOCUMENTO

Il caricamento dei documenti può avvenire tramite web service (da altri applicativi) o manualmente. Al momento del caricamento verranno completati i metadati del fascicolo/documento, ad esempio, potrà essere richiesta la valorizzazione dei campi: Categoria, TIPO Documento, ID univoco, Data, Anagrafica soggetto Mitt/Dest, Note

Gli utenti coinvolti nel processo, possono caricare all’interno del libro firma nuovi documenti e notificare le modifiche apportate.

INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE DOCUMENTALE

Il Libro Firma si integra perfettamente con la piattaforma di gestione documentale MDM, consentendo un flusso di lavoro continuo e senza interruzioni. Accedi facilmente ai documenti, aggiungi visti e firme digitali e monitora lo stato delle approvazioni, tutto da un’unica interfaccia intuitiva.

NOTIFICHE

L’assegnatario che debba vistare o firmare i documenti, riceverà una email di notifica con le informazioni sul documento e un link diretto per accedervi.

APPROVAZIONE DIGITALE

È possibile assegnare un percorso di approvazione digitale a un insieme di file organizzati in fascicoli. Questa funzionalità elimina la necessità di approvare i documenti singolarmente, semplificando notevolmente il processo di approvazione.

Il processo di approvazione e di firma del documento/fascicolo permetterà di impostare i permessi sul documento in automatico, in modo da essere visibile solo a chi ha caricato il documento e agli utenti coinvolti nel processo.

FLUSSI DI APPROVAZIONE PREDEFINITI

Personalizza il percorso di approvazione in base a delle regole automatiche. Definisci le persone coinvolte, l’ordine delle approvazioni e le autorizzazioni richieste per ciascun passaggio, garantendo una gestione fluida ed efficiente dei documenti.

SICUREZZA E CONFORMITÀ

Il modulo Libro Firma offre un ambiente sicuro per le tue operazioni di firma digitale. Tutte le firme sono supportate sul sistema di gestione documentale per essere conformi alle normative sulla sicurezza dei dati, garantendo l’integrità e l’autenticità dei documenti firmati.

PRESA VISIONE E FIRME DIGITALI

Il modulo Libro Firma consente l’inserimento di visti e firme digitali nei documenti, garantendo un’approvazione sicura e conforme alle normative vigenti. La definizione del processo di firma, permette di ottenere una tracciabilità completa nell’audit per ogni firma apposta.

GESTIONE STATI DEL LIBRO FIRMA

Per ogni stato di avanzamento dell’elaborazione del Libro FIrma corrisponderà un processo predefinito, a cui seguirà lo step successivo fino all’archiviazione e conservazione del fascicolo. Di seguito un esempio degli stati che potranno susseguirsi: Nuovo – da integrare – in approvazione – approvato – in firma – firmato – in conservazione – conservato

CONSERVAZIONE A NORMA

il documento firmato digitalmente sarà pronto per essere conservato. È stato sviluppato un unico batch trasversale che gestisce il versamento di tutti i tipi sottoposti a conservazione.