#EDITORPROCESSI con #ACTIVITI
WORKFLOW DOCUMENTALE E EDITOR PROCESSI
L’editor dei processi aggiunge nuovi workflow documentali a quelli presenti di default sul sistema MDM, selezionabili dal modulo PROCESSI DOCUMENTALI.
Workflow documentale base (esamina, esamina e approva con una o più assegnazioni, assegna compito)
+ Workflow CUSTOM
Richiamando il relativo processo, possiamo assegnare i documenti elaborati o da elaborare ad una o più UO e utenti, per essere esaminati ed approvati prima del loro invio. Mentre grazie all’uso dell’editor dei processi siamo in grado di creare nuovi processi.
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI
CREA NUOVO PROCESSO
Permette di iniziare da zero e progettare nuovi processi aziendali o di gestione documentale su misura.
AGGIUNGI USER TASK
User Task sono compiti all’interno del processo che vengono assegnati a singoli utenti/UO che dovranno svolgerli:
Start task: task definito un’unica volta all’interno del processo, non ha predecessori. Rappresenta il punto di partenza.
Standard Task: task in carico ad uno o più utenti, assegnato/i in maniera fissa o secondo una logica costruita nel processo, il cui compito è la lettura/scrittura dei campi del workflow e la prosecuzione dello stesso. Ha un unico task successore.
Approve Task: task in carico ad uno o più utenti, assegnato/i in maniera fissa o secondo una logica costruita nel processo, il cui compito, oltre a poter eseguire le stesse operazioni di un task standard, è la decisione che porterà il processo in due rami distinti, influenzandone quindi la prosecuzione. Ha due task successori, di cui solo uno sarà effettivamente eseguito.
Firma Task: task assegnato ad uno o più utenti, il cui compito è la firma del documento del workflow per la prosecuzione del processo. Permette di acquisire un certificato di firma, che potrà essere selezionato in maniera statica se l’utente firmatario è sempre lo stesso oppure prelevarlo direttamente dall’utente che effettua l’operazione. Per quanto riguarda la tipologia di firma da effettuare, la piattaforma è compatibile con qualsiasi firma digitale o firma elettronica avanzata (FEA), sarà definito in fase di assessment o in generale in fase di definizione del workflow la tipologia di firma più appropriata da utilizzare.
ATTIVA PROCESSO
Puoi attivare/disattivare modificare/cancellare i workflow creati.
La loro attivazione permette di integrarli all’interno del sistema documentale e di utilizzarli in modo automatico o manualmente da utenti/UO specifici.
DEFINISCI CAMPI/PROPRIETÀ
Definire Campi/Proprietà WorkFlow aggiuntivi, a quelli meramente documentali (presenti di default), da utilizzare per lo sviluppo del processo digitale che si andrà a creare
AGGIUNGI SERVICE TASK AUTOMATICI
Service Task: vengono eseguiti dal sistema in background, utilizzano un servizio in automatico, ad es. un web service o una applicazione automatizzata, senza la necessità che il task sia attribuito ad un utente.
Email Service: permette di inviare un messaggio email ad un indirizzo email di un utente del sistema oppure ad un indirizzo esterno. Sarà possibile specificare un oggetto e il testo del messaggio, anche con l’utilizzo di placeholder, dinamicamente sostituiti al momento dell’invio della mail. I placeholder potranno sfruttare i metadati del workflow;
Protocollo Service: permette di protocollare, in maniera automatizzata, un documento del workflow. E’ possibile specificare le varie proprietà del protocollo (oggetto, modalità di consegna o recapito, mittenti, destinatari, etc.) sia in maniera statica che prelevandoli dai metadati del workflow;
Fascicolo Service: permette di selezionare un fascicolo o crearne uno nuovo, in maniera automatizzata, specificandone oggetto, tipologia, durata.
Expression Service: task di supporto che indirizza il flusso a seconda di proprietà specifiche;
Condition Service: verifica la condizione di uscita, e permette di ramificare il workflow in due possibili direzioni, a seconda del risultato che innesca l’automatismo dell’operazione da effettuare;
Script Service: un task che viene eseguito dal motore d’esecuzione dei business process, il quale dev’essere in grado di interpretare il linguaggio con il quale lo script è stato de nito. Ad esempio potrebbe servire per aggiungere un ID univoco a un ticket aperto.
TIPOLOGIA DOCUMENTALE = WORKFLOW “custom”
Ad una tipologia documentale potremmo assegnare un determinato workflow documentale, che ad esempio, preveda quale utente dovrà esaminarlo, se e quale compito dovrà svolgere, entro quando e con quale priorità.
SICUREZZA E CONFORMITÀ
La gestione dei processi è garantita in modo sicuro attraverso controlli di accesso univoci e autorizzazioni alle funzioni. Solo il personale autorizzato e/o determinati uffici possono visualizzare, modificare o attivare i processi.
