GESTIONE REGISTRO DI PROTOCOLLO

Il Protocollo Informatico rappresenta un pilastro fondamentale della gestione documentale per enti pubblici e aziende. Le sue caratteristiche distintive consentono di ottimizzare la ricezione, l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti in modo efficace e conforme alle normative vigenti.

GESTIONE TITOLARIO

La gestione del Titolario di classificazione è obbligatoria per le PA, e utile per le aziende, ai fini di una corretta organizzazione dei documenti e dei fascicoli all’interno dell’archivio digitale interno.

Per ogni livello del Titolario saranno attribuiti i relativi permessi di visibilità e gestione a utenti specifici e/o uffici dell’ente, per una gestione controllata dell’archivio e della riservatezza dei documenti.

GENERAZIONE REGISTRI GIORNALIERI, ETICHETTE etc.

Il sistema permette di generare registri giornalieri di protocollo, che vanno in conservazione, oltre a etichette con le informazioni di protocollo e ricevute di protocollazione.

PROTOCOLLO RISERVATO

Per garantire la massima riservatezza e un controllo d’accesso, è prassi essenziale che alcuni documenti vengano protocollati come “riservati’. Questa categorizzazione assicura che tali documenti siano gestiti con la massima attenzione, proteggendo le informazioni sensibili e limitando l’accesso solo alle persone autorizzate

SICUREZZA E CONFORMITÀ

La gestione dei documenti è garantita in modo sicuro attraverso controlli di accesso univoci e autorizzazioni alle funzioni. Solo il personale autorizzato e/o determinati uffici possono visualizzare, modificare o archiviare documenti aziendali.

REGISTRAZIONE E SEGNATURA

Come da norma, le operazioni di segnatura e registrazione di protocollo sono effettuate contemporaneamente.

La registrazione di protocollo è l’insieme dei metadati che il registro di protocollo deve memorizzare, per tutti i documenti ricevuti o inviati dalla Pubblica Amministrazione/azienda, al fine di garantirne l’identificazione univoca e certa, che includono informazioni circa la loro classificazione e l’assegnazione.

La segnatura di protocollo è l’associazione e l’apposizione ai documenti amministrativi informatici in forma permanente e non modificabile di informazioni riguardanti i documenti stessi. Il testo unico sul documento informatico individua le informazioni minime di segnatura, differenti a seconda della direzione del protocollo.

ASSEGNAZIONE

Assegna i protocolli manualmente, attraverso liste di assegnazione prestabilite o l’impostazione di regole automatiche.

Questa funzione permette l’assegnazione dei protocolli a persone o uffici:

• per competenza: richiedendo all’utente una lavorazione del protocollo dopo la sua presa in carico
• per conoscenza: richiede all’utente una presa visione del documento, che viene tracciata e comunicata all’assegnatario attraverso la notifica di presa visione
• visibilità: non richiede alcuna azione all’utente. L’utente o L’ufficio può visionare gestire e ricercare i protocolli su cui ha visibilità

CONSERVAZIONE A NORMA

I documenti vengono archiviati in conformità alle normative vigenti, assicurando la conservazione a norma dei documenti aziendali e la possibilità di recuperarli in qualsiasi momento.

CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE

La Classificazione dei documenti è obbligatoria per la gestione documentale dell’ente pubblico e si applica a tutti i documenti prodotti e acquisiti dall’AOO (anche quelli non sottoposti a protocollazione).

Permette di organizzare tutti i documenti amministrativi prodotti o ricevuti all’interno di fascicoli legati alle funzioni o alle materie di competenza dell’ente.

ACQUISIZIONE DOCUMENTI (massivamente)

Il Protocollo Informatico di MDM consente di ricevere documenti in vari formati, inclusi quelli provenienti da Posta Elettronica Certificata (PEC), garantendo una rapida e immediata registrazione manuale o automatizzata. I documenti possono essere caricati sul sistema singolarmente o in maniera massiva e immediatamente registrati e assegnati per competenza, conoscenza o visibilità.

ANNULLAMENTO PROTOCOLLO

Si procede all’annullamento del protocollo qualora le informazioni non modificabili di un protocollo non siano corrette. Alla richiesta di annullamento segue il dettaglio della motivazione della relativa richiesta.

L’annullamento del protocollo non comporta la cancellazione fisica del documento protocollato ma cambia solo il suo stato all’interno del registro di protocollazione.

PROTOCOLLA PEC/EMAIL

Il sistema di protocollazione elettronica si integra con il servizio di gestione email/PEC permettendo agli uffici una facile consultazione delle email dell’ufficio e il loro invio in protocollazione.

La protocollazione può riguardare le email e le PEC ricevute o i loro allegati.

Protocollando una pec in uscita, nel protocollo saranno allegate in modo automatico anche le relative notifiche di accettazione e consegna.