#FUNZIONITRASVERSALI
FUNZIONI INCLUSE NELLA SOLUZIONE DOCUMENTALE
ORGANIGRAMMA, ruoli e permessi
Il software documentale permette di creare un organigramma funzionale dell’Area Organizzativa Omogenea, in cui mappare gli utenti in base ai ruoli e ai permessi, grazie ad una interfaccia altamente efficace ed usabile.
A partire dalle AOO, puoi creare Unità Organizzative (UO) secondo una disposizione gerarchica, e attribuire ad ogni UO:
- Ruoli e permessi,
- Account Mail o PEC da visualizzare e/o gestire,
- Utenti
- Gruppi
Grazie all’impostazione dell’organigramma, avrai una gestione granulare anche del titolario di classificazione, che garantirà ad ogni utente un accesso autorizzato a documenti e funzionalità specifiche necessarie per svolgere la sua funzione.
Nell’organigramma verrà rappresentata:
- com’è strutturata funzionalmente la nostra azienda/ente,
- quali sono le figure apicali e subordinate all’interno dell’AOO
- chi è responsabile delle UO
- come è diviso l’organico e qual è l’organizzazione del lavoro
- come si relazionano tra loro le UO
- chi fa cosa e chi è responsabile di un determinato settore
Principali funzionalità:
- Creazione e modifica UO (nome UO, ruoli, utenti e gruppi, mail e PEC associate)
- Storicizzazione dell’organigramma
- Disabilitazione/abilitazione UO
- Creazione e gestione dei ruoli da attribuire alle UO
- Account mail e PEC associato alle UO
- Profilazione utenti all’interno delle UO
- Profilazione gruppi all’interno delle UO
Gestione Gruppi
La gestione dei gruppi semplifica la collaborazione tra gli uffici dell’organizzazione. Possono essere creati per una gestione orizzontale e non gerarchica dei ruoli e dei permessi per determinati utenti.
Per ogni gruppo possiamo, non solo profilare utenti specifici, ma settare la visibilità e la gestione di determinate caselle di posta elettronica mail o PEC, e attribuire ruoli con permessi specifici, grazie ad una interfaccia semplice ed intuitiva del sistema documentale.
ANTEPRIMA DOCUMENTI
Il software documentale MDM consente la gestione e la visualizzazione di vari formati elettronici, inclusi PDF, docx, xls, formati eml e documenti firmati digitalmente in formati PAdES o CAdES, insieme alle informazioni relative alla firma.
La funzione di anteprima sui documenti offre agli utenti la possibilità di eseguire tutte le azioni necessarie all’interno del sistema, senza dover ricorrere a funzionalità esterne. Questa centralizzazione delle operazioni semplifica e ottimizza il flusso di lavoro, garantendo un’esperienza integrata e fluida nell’elaborazione dei documenti
ARCHIVIO DIGITALE, Titolario
La gestione dell’archivio digitale è considerata una delle funzioni fondamentali del sistema di gestione documentale. Gli enti pubblici sono obbligati ad adottare un vero e proprio Titolario di classificazione in cui applicare le regole archivistiche previste ai fini di una corretta organizzazione dei documenti e dei fascicoli all’interno del proprio archivio digitale.
Per una gestione controllata dell’archivio e della riservatezza dei documenti, ad ogni livello del Titolario (titolo, classe, sottoclasse, fascicoli) vengono attribuiti permessi di visibilità, scrittura e gestione per utenti specifici e/o uffici, .
MDM oltre permettere di strutturare un “TITOLARIO” di classificazione dei documenti aziendali, protocollati e non protocollati, mette a disposizione due ulteriori archivi:
PERSONALE, i cui documenti presenti sono visibili sono per l’utente
CONDIVISI, in cui creare cartelle e file da condividere con gli altri utenti, in ottica collaborativa
RICERCA FULL TEXT E METADATAZIONE
La ricerca avanzata ti consente di trovare rapidamente tutte le tipologie documentali gestite sul software documentale: protocolli, fatture, documenti etc. Puoi cercare sia basandoti sul contenuto effettivo dei documenti (full-text) che utilizzando i metadati associati a ciascuna tipologia documentale. Questo garantisce che nessun documento si perda e che tu possa recuperarlo con facilità.
RUBRICA AVANZATA
La Rubrica avanzata è una funzione trasversale fondamentale nel nostro software documentale. Permette di mantenere un elenco completo e ben organizzato dei contatti aziendali. Ogni voce nella rubrica può essere arricchita con metadati specifici, semplificando la ricerca e l’accesso alle informazioni.
La rubrica avanzata si integra perfettamente con altri moduli, consentendo di velocizzare le funzioni di protocollazione, fatturazione, invio mail e PEC.
Principali Funzionalità:
- Cercare un contatto, applicando i filtri sui campi (nome, cognome, nome e cognome, azienda, email) o selezionando una lettera dell’alfabeto;
- Aggiungere un nuovo contatto
- Creare e Gestire le liste dei contatti
- Inoltre, ogni contatto presenta dei pulsanti di azione, che permettono di renderli pubblici o privati, e di aggiungere informazioni ai contatti:
- Aggiungere una sede;
- Modificare le informazioni;
- Unire due contatti con gli stessi riferimenti;
- Esaminare tutti i protocolli affidati al contatto;
- Eliminare il contatto.
AUDIT
La funzione di Audit registra ogni attività all’interno del software documentale. Questo traccia chi ha accesso ai documenti, chi li modifica e quando. L’audit fornisce un resoconto dettagliato ai fini della sicurezza e conformità.
