#CONSERVAZIONEANORMA
CONSERVAZIONE A NORMA
La conservazione a norma è di particolare importanza in settori dove la documentazione è soggetta a normative rigorose, come il settore finanziario, sanitario e legale.
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PER GARANTIRE:
INTEGRITÀ e IMMODIFICABILITÀ
Quella caratteristica di un documento o di un dato che ne impedisce l’alterazione, la modifica o la cancellazione non autorizzata. Un documento immutabile garantisce che il suo contenuto non possa essere cambiato senza autorizzazione e che rimanga identico nel tempo.
Al fine di assicurare l’inalterabilità dei documenti nel tempo, può essere previsto anche l’uso di firme digitali e marcature temporali.
AFFIDABILITÀ
Indica l’affidabilità e la coerenza dei dati o dei documenti conservati nel tempo. Un documento affidabile può essere considerato una fonte attendibile per l’informazione che contiene.
LEGGIBILITÀ e REPERIBILITÀ
Permette di trovare e accedere facilmente a documenti o dati archiviati. I documenti devono essere facilmente reperibili quando richiesti e devono continuare ad essere leggibili, sia per scopi di verifica che per utilizzi pratici. Viene utilizzata un’organizzazione logica dei documenti, l’implementazione di strumenti di ricerca avanzati e la facilitazione di procedure di recupero tempestive.
AUTENTICITÀ
Rappresenta la certezza che un documento sia esattamente ciò che dichiara di essere e che la sua origine sia autentica. Un documento autentico è verificabile, garantendo che sia stato creato da una fonte autorizzata e che non sia stato alterato.
VALIDITÀ LEGALE NEL TEMPO
Indica che un documento, una volta conservato elettronicamente, conserva la sua validità giuridica nel tempo. La conservazione a norma assicura che i documenti digitali mantengano la loro validità legale e possano essere utilizzati come prova o riferimento in caso di necessità, anche nel lungo periodo.
La conservazione a norma tiene conto delle normative sulla privacy, normative fiscali e altre disposizioni specifiche.
Normative di riferimento
Quali normative forniscono linee guida, requisiti e regole per garantire la validità legale, l’autenticità, l’integrità e la conservazione adeguata dei documenti elettronici?
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
Il CAD (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), in generale, stabilisce i principi e le regole fondamentali per la gestione dei documenti informatici, compresa la conservazione a norma.
Regolamento europeo eIDAS
L’eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014) fornisce disposizioni specifiche relative alla firma elettronica, alle marcature temporali e alla conservazione a norma.
Norme tecniche e regolamenti ministeriali
Ci sono regolamenti e linee guida emessi dal Ministero per la Semplificazione e la Pubblica Amministrazione e da altre autorità competenti che offrono indicazioni dettagliate sulla conservazione a norma dei documenti elettronici.
Delibere CNIPA (ora AGID)
L’Agenzia per l’Italia Digitale (ex CNIPA) ha emesso delibere e disposizioni tecniche riguardanti la conservazione digitale e la gestione dei documenti.
Quali documenti conservare?
La conservazione dei documenti riguarda sia le aziende private che le pubbliche amministrazioni , e i documenti soggetti a conservazione possono variare in base al settore, alle attività dell’azienda o dell’ente e alle specifiche normative di riferimento.
Tra i documenti che richiedono conservazione:
Fatture e documenti contabili: Fatture emesse e ricevute, registrazioni contabili, documenti relativi a pagamenti, bilanci, scontrini, estratti conto bancari e altri documenti finanziari.
Documenti commerciali: Come ordini di acquisto, contratti, offerte, accordi commerciali, comunicazioni con clienti e fornitori, documenti di trasporto e consegna.
Documenti fiscali: Come dichiarazioni dei redditi, documenti relativi alle imposte, ricevute fiscali, documenti di IVA, registri IVA.
Documenti legali: Come contratti legali, accordi, atti notarili, documenti relativi a controversie legali, decisioni giudiziarie.
Documenti tecnici o di produzione: Come i progetti, manuali, specifiche tecniche, disegni, documenti relativi alla produzione e alla qualità.
Documenti relativi al personale: ad es. Contratti di lavoro, documenti relativi alle risorse umane, paghe, assegni, certificati di lavoro, documenti relativi alla sicurezza sul lavoro.
Documenti amministrativi: Come le comunicazioni interne ed esterne, verbali di riunioni, documenti di approvazione, autorizzazioni, licenze, concessioni.
Corrispondenza: come raccomandate, PEC
