Nel contesto della trasformazione digitale, la gestione dei documenti ha subito un’evoluzione significativa, rendendo le firme digitali strumenti indispensabili per garantire l’autenticità, inoppugnabilità, integrità, e valore legale dei documenti. Diventa quindi essenziale prevedere la firma digitale integrata con il sistema di gestione documentale digitale in uso, per tutte le applicazioni possibili di sottoscrizione di documenti e contratti per professionisti, aziende e pubbliche amministrazioni.
Nel sistema MDM, troviamo diverse tipologie di firma digitale integrata, per ottimizzare l’efficienza e la sicurezza aziendale, e utilizzare il servizio più adatto per ciascun processo di firma. Ecco alcuni esempi:
- Firma massiva di documenti: Con la firma digitale integrata, è possibile firmare un gran numero di documenti in modo rapido e efficiente, risparmiando tempo prezioso e aumentando la produttività complessiva.
- Firma delle fatture PA prima dell’invio al SdI: Il sistema riconosce automaticamente le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione e consente di apporre la firma digitale necessaria per l’invio allo SdI, in maniera automatica, garantendo la conformità normativa e semplificando il processo di fatturazione.
- Gestione centralizzata delle firme sui contratti: Grazie al sistema di gestione documentale, è possibile monitorare lo stato delle firme sui contratti, tracciare chi ha firmato e quando, e ricevere notifiche in tempo reale una volta che il contratto è stato firmato da tutte le parti coinvolte. Questo assicura una maggiore trasparenza e controllo su tutto il processo e sul documento.
- Avvio e monitoraggio dei processi di firma: Puoi creare flussi di lavoro automatizzati per gestire i processi di firma, assegnare compiti ai firmatari e ricevere notifiche quando è necessaria un’azione da parte loro. Questo riduce i tempi di firma e garantisce una maggiore conformità normativa.
Con la firma digitale integrata nel sistema di gestione documentale, la tua azienda può beneficiare di processi di firma semplificati, grazie a:
- Accesso centralizzato ai documenti: Con la firma digitale integrata nel sistema di gestione documentale, è possibile accedere a tutti i documenti da un’unica piattaforma. Questo permette di visualizzare, firmare, protocollare e gestire i documenti in modo efficiente, preservandone l’autenticità e l’integrità.
- Risparmio di tempo e risorse: La firma digitale elimina la necessità di stampare, firmare manualmente e consegnare fisicamente i documenti. Con i documenti digitali firmati digitalmente, è possibile risparmiare tempo e risorse, mentre si mantiene la piena validità legale dei documenti. Inoltre, i documenti possono essere facilmente condivisi tramite pec, email o attraverso processi digitali.
- Sicurezza e riservatezza: Il sistema di gestione documentale offre una gestione dei permessi su cartelle e documenti, garantendo la riservatezza e limitando l’accesso al personale non autorizzato. Questo assicura che i documenti sensibili siano protetti e non sia necessario ricorrere a misure fisiche, come la conservazione in cassetti bloccati.
- Monitoraggio delle attività di firma: Il sistema consente di monitorare le attività di firma e altre azioni sui documenti. Questo fornisce una traccia dettagliata delle interazioni con i documenti, consentendo un controllo completo sul processo di firma e altre attività correlate.
Un documento firmato digitalmente è autentico integro immodificabile. Per saperne di più su come la firma digitale può migliorare i tuoi processi aziendali e per scoprire casi d’uso di altri clienti, contattaci.