Cellnex Italia Spa è Operatore indipendente di infrastrutture per telecomunicazioni wireless di radiodiffusione in Italia.
Con il suo portafoglio di torri, equamente e capillarmente diffuso sul territorio italiano, rappresenta un alto valore strategico per le telecomunicazioni mobile in genere e per lo sviluppo della rete Internet ultra-veloce.
ESIGENZE DEL CLIENTE
Cellnex Italia Spa ha la necessità di gestire digitalmente tutto il flusso documentale e gestire tutto lo storico della documentazione legata ai siti delle antenne telefoniche installate sul territorio nazionale, oltre al flusso telematico delle bollette.
Gestione Archivio digitale
Permette di:
- Gestire digitalmente tutto il flusso documentale
- Gestire tutto lo storico della documentazione legata ai siti delle antenne telefoniche installate sul territorio nazionale
- Gestire il flusso telematico delle bollette.
Protocollo e Pec Manager
Cellnex Italia gestisce email e PEC sul sistema di gestione documentale MDM attraverso il modulo PEC Manager. Si tratta di una soluzione unificata che si integra con le altre funzioni di processo presenti su MDM e permette di:
- Impostare la visibilità delle mail/PEC a utenti o UO
- Richiamare le funzioni di protocollazion
- Richiamare le funzioni di archiviazione e conservazione
Fatture LandLord
Al fine di consentire una corretta gestione delle fatture è stata predisposta una sezione all’interno del documentale MDM denominata “Fatture Recuperate” in cui inserire i documenti ricevuti dai landlord.
Fatture B2B
Il sistema di gestione documentale MDM permette di gestire le fatture B2B di tutte le società appartenenti a Cellnex Italia, grazie alla configurazione MultiAOO.
L’accesso alle AOO è regolato secondo regole di ruoli e permessi definiti all’interno dell’organigramma.
La gestione delle fatture su MDM comprende:
- Gestione dell’invio delle fatture elettroniche;
- Gestione della firma digitale delle fatture;
- Gestione delle notifiche di accettazione e rifiuto (fatture PA);
- Gestione degli scarti;
- Gestione della ricezione delle fatture elettroniche;
- Invio in conservazione
Le fatture vengono importate in maniera automatica o caricate manualmente (se necessario).
VIC (Verbale di inizio Condivisione)
Il sistema MDM consente di automatizzare il processo di gestione dei “Verbali di inizio condivisioni”.
Accedendo al modulo VIC è possibile creare, modificare e visualizzare i Verbali di accettazione e Consegna Spazi, inviarli al cliente e firmarli manualmente o digitalmente.
Una volta controfirmato, il VIC viene sincronizzato automaticamente con il portale web
Smart Site Binder Management
Il sistema di gestione documentale MDM permette la gestione digitale, centralizzata e condivisa, di tutta la documentazione proveniente dai siti delle antenne telefoniche installate sul territorio nazionale.
Non si tratta solo di un repository che permette di gestire lo storico, ricercare i documenti, caricare nuova documentazione relativa ai site binder, ma è il sistema di gestione documentale che permette di gestire il documento informatico secondo le norme imposte dal CAD e inviare in conservazione digitale i documenti.
La certificazione di un sito avviene in 3 step:
Monitoring sito – DAS COLLECTOR
Sistema web per la raccolta delle segnalazioni di allarmi sui siti (house keeping)
Macrofunzionalità del sistema:
- Login con autenticazione (username e password)
- Visualizzazione tabellare dei siti pre-caricati
- Visualizzazione su mappa dei siti
- Funzionalità di ricerca sui siti
- Visualizzazione e ricerca degli allarmi recuperati dai sistemi
- Visualizzazione e ricerca delle misurazioni recuperate dai sistemi
- Storico allarmi e misurazioni
- Export allarmi attivi e ed export storico
- Report e grafici sugli allarmi in atto per tipo, gravità, etc.
Portale Fornitori
Il sistema di gestione documentale MDM si integra con il portale fornitori Cellnex Italia.
Il portale permette di gestire e ottimizzare il processo di accreditamento all’albo fornitori, gestendo la registrazione e qualificazione del fornitore e la richiesta di subappaltatori e subappalti, sottoposti a processi di validazione da parte di Cellnex Italia
Una volta accreditato, il fornitore può:
- Accedere alle comunicazioni
- Visionare il proprio stato
- Visionare e aggiornare la propria anagrafica
- Caricare nuova documentazione e visionare quella presente
- Scaricare i moduli richiesti da Cellnex e caricarli compilati e firmati
- Gestire le proprie coordinate bancarie
- Inviare richiesta di prequalifica dei subappaltatori
- Gestione della documentazione per subappaltatori e relativi subappalti
Lato Backend il portale viene gestito con MDM, assegnando permessi specifici a utenti che possono operare sul sistema per:
- Visualizzare, validare, sospendere i fornitori e i subappaltatori
- Visualizzare e valutare la documentazione inviata
- Richiedere nuova documentazione
- Gestire gli avvisi automatici e gli alert delle scadenze
- Caricare nuova documentazione
RISULTATI
- Aumento delle performance di gestione del processo di gestione VIC
- Disponibilità del metadato sui documenti
- Predisposizione automatica dei contratti e firma elettronica
- Importazione e gestione dei Binder
- Sistema di memorizzazione e condivisione documenti relativi ai siti gestiti
- Controllo automatizzato e monitorato continuo dello status del fornitore
- Grazie all’integrazione con il sistema di conservazione, è stato possibile eliminare completamente il cartaceo per gestire tutta la documentazione in digitale.
- Gestione delle informazioni e dei documenti su un’unica piattaforma
- Protocollazione in entrata, in uscita, interna
- Protocollazione di tutta la corrispondenza tradizionale e mail/PEC
- Implementazione nuovi processi documentali grazie alla scalabilità del sistema documentale e all’editor dei processi
- Gestione della consegna e presa visione delle buste paga
- Gestione delle richieste di ferie e permessi
- Fascicolo del personale
- Invio e gestione dei rapportini di lavoro digitali