In Italia, il Protocollo Informatico è stato reso obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni da diverse normative e leggi che si sono succedute nel tempo.
In Italia, il Protocollo Informatico è stato reso obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni da diverse normative e leggi che si sono succedute nel tempo.
Il protocollo informatico si inserisce all’interno del più complesso sistema di gestione informatica dei documenti, per darne una definizione, è inteso come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti” (D.P.R. n.445/2000)
Dunque, la registrazione del protocollo deve comportare la memorizzazione dei documenti in entrata e in uscita dall’amministrazione, e memorizzare obbligatoriamente le seguenti informazioni:
I documenti con obbligo di protocollazione per le PA possono includere:
Mentre, non sono soggetti a obbligo di protocollazione i seguenti documenti:
Tuttavia, le indicazioni possono variare in base a specifiche procedure stabilite dall’amministrazione. Pertanto, è fondamentale che le organizzazioni definiscano un proprio “Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio” come stabilito dal Codice dell’amministrazione digitale ( D.Lgs 7 marzo 2005, n.82).
Obiettivo del manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili per gli addetti al servizio e per i soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione.
EFFICIENZA
TRASPARENZA
CONFORMITÀ NORMATIVA
SICUREZZA
INTEROPERABILITÀ